Jak oszczędzić na szkoleniach dla firmy? KFS czy BUR

Czym są KFS i BUR? Dwa źródła oszczędności na szkoleniach

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy. Środki pochodzą ze składek odprowadzanych przez pracodawców, a rozdzielają je powiatowe urzędy pracy. Baza Usług Rozwojowych działa inaczej. To ogólnopolska platforma prowadzona przez PARP, na której firmy wybierają konkretne szkolenia i usługi doradcze, a pieniądze na nie pochodzą z funduszy unijnych rozdzielanych przez operatorów regionalnych i konkursy krajowe.

W skrócie: KFS jest prostszym, jednolitym mechanizmem obsługiwanym lokalnie przez urząd pracy właściwy dla siedziby firmy, a BUR to szeroki katalog usług, w którym poziom i zasady dofinansowania zależą od tego, jaki program regionalny lub konkurs akurat trwa w danym województwie.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — zasady w 2026 roku

Rok 2026 to dla KFS moment istotnych zmian. Dotychczasową ustawę o promocji zatrudnienia zastąpiła ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620), a szczegóły funkcjonowania funduszu reguluje nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 25 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1641).

Kto skorzysta z KFS

Ze środków może skorzystać każdy podmiot zatrudniający co najmniej jednego pracownika, niezależnie od wielkości firmy czy branży. Nowe przepisy poszerzają krąg uprawnionych o osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak zlecenie czy umowa o dzieło. Jeśli dopiero zakładasz działalność, sprawdź też, jak zdobyć środki na start w naszym artykule o dotacjach na otwarcie firmy w 2026 roku.

Wysokość wsparcia i limity

Dofinansowanie wynosi zwykle 90% kosztów kształcenia dla pracodawców zatrudniających do 9 osób oraz 70% dla pozostałych. Resztę pokrywa firma z własnych środków. Dodatkowo obowiązuje limit maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia na jednego uczestnika w roku budżetowym, a roczna kwota dostępna dla jednego wnioskodawcy zależy od liczby zatrudnionych osób w przeliczeniu na pełny etat.

Jak złożyć wniosek

Wniosek składa się wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl, do właściwego powiatowego urzędu pracy, jeszcze przed rozpoczęciem szkolenia. Do podpisu potrzebny jest profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Środki przyznawane są na podstawie umowy cywilnoprawnej ze starostą, a nie decyzji administracyjnej, dlatego odmowa nie podlega odwołaniu.

Baza Usług Rozwojowych — jak działa system BUR

Sama BUR nie jest programem dotacyjnym, tylko katalogiem usług rozwojowych, w którym firmy wyszukują szkolenia, doradztwo, coaching czy studia podyplomowe. Dotację do wybranej usługi przyznają odrębne projekty obsługiwane przez operatorów, więc udział w bazie i otrzymanie pieniędzy to dwa różne etapy.

Kto może skorzystać z BUR

Z systemu korzystają przedsiębiorcy niezależnie od wielkości firmy, a w wielu programach regionalnych priorytetowo traktowane są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Część konkursów ogólnokrajowych otwiera wsparcie także dla osób dorosłych uczących się z własnej inicjatywy, poza strukturą firmy.

Ile można dostać

Zgodnie z informacjami Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, poziom wsparcia zależy od konkretnego programu i wynosi zwykle od 50 do 80% dla firm, a w wybranych konkursach nawet 100% dla osób indywidualnych. Środki rozdzielane są przez szesnaście programów regionalnych, którymi zarządzają urzędy marszałkowskie, oraz przez konkursy ogólnokrajowe prowadzone bezpośrednio przez PARP.

Wybór usługi i operatora

Firma rejestruje się w systemie, wybiera interesującą ją usługę z katalogu, a następnie sprawdza, jaki operator w jej województwie prowadzi aktualny nabór wniosków. Po pozytywnej weryfikacji zwykle najpierw opłaca szkolenie, a potem otrzymuje refundację części kosztów, dlatego warto zaplanować budżet z wyprzedzeniem.

Co można sfinansować z obu funduszy

Zakres tematyczny obu źródeł jest szeroki, choć nieco się różni. Z KFS sfinansujesz przede wszystkim kursy i szkolenia zawodowe, studia podyplomowe oraz egzaminy potwierdzające kwalifikacje czy uprawnienia zawodowe. BUR idzie krok dalej i obejmuje także usługi doradcze, coaching oraz mentoring, czyli formy rozwoju, których KFS zwykle nie pokrywa.

Warto pamiętać o jednym ograniczeniu, które często zaskakuje firmy. W wielu projektach BUR usługi muszą być realizowane stacjonarnie lub zdalnie w czasie rzeczywistym, a klasyczny e-learning bywa wykluczony z dofinansowania. Zanim wybierzesz szkolenie online, sprawdź w regulaminie konkretnego naboru, czy dana forma się kwalifikuje.

Ile realnie można zaoszczędzić? Przykład

Liczby mówią więcej niż zasady, więc policzmy na prostym przykładzie. Załóżmy, że mała firma zatrudniająca 5 osób chce wysłać pracownika na szkolenie za 5000 zł.

Przy KFS, gdzie dla firm do 9 zatrudnionych dofinansowanie sięga 90%, urząd pokryje 4500 zł, a firma dołoży jedynie 500 zł. Gdyby to samo szkolenie firma finansowała przez BUR z refundacją na poziomie 70%, otrzymałaby zwrot 3500 zł, a z własnej kieszeni pokryłaby 1500 zł. To pokazuje, że przy tym samym szkoleniu wybór funduszu potrafi realnie zmienić rachunek. Podane kwoty są poglądowe, bo faktyczny poziom wsparcia zależy od aktualnych zasad naboru.

Krok po kroku po dofinansowanie

Niezależnie od wybranego funduszu, ścieżka do refundacji ma kilka wspólnych etapów. Warto znać je wcześniej, żeby nie utknąć na formalnościach.

1. Określ realną potrzebę szkoleniową w firmie i dopasuj temat do priorytetów danego funduszu.
2. Wybierz konkretne szkolenie oraz sprawdź, czy realizator ma odpowiedni wpis, na przykład w Bazie Usług Rozwojowych.
3. Sprawdź aktualny nabór, czyli termin i pulę środków w swoim urzędzie pracy lub u operatora BUR.
4. Złóż kompletny wniosek wraz z wymaganymi załącznikami, zawsze przed rozpoczęciem szkolenia.
5. Zrealizuj szkolenie, a następnie rozlicz je zgodnie z umową i wytycznymi instytucji finansującej.

Najczęstsze błędy przy wnioskach

Część wniosków przepada nie dlatego, że firma się nie kwalifikuje, tylko przez drobne potknięcia formalne. Oto te, które powtarzają się najczęściej.

• Rozpoczęcie szkolenia przed podpisaniem umowy, co zwykle przekreśla możliwość refundacji.
• Wybór formy szkolenia wykluczonej w danym naborze, na przykład e-learningu tam, gdzie wymagany jest kontakt na żywo.
• Zbyt niska frekwencja uczestnika, bo część projektów wymaga obecności na określonym poziomie zajęć.
• Braki w dokumentacji rozliczeniowej lub niewypełnienie obowiązkowej ankiety oceniającej usługę.
• Złożenie wniosku po zamknięciu naboru albo po wyczerpaniu puli środków.

Kiedy składać wnioski

Terminy to jeden z kluczowych elementów całej układanki. Nabory KFS w powiatowych urzędach pracy najczęściej ruszają na początku roku, gdy urzędy dysponują świeżą pulą środków, a te potrafią się szybko wyczerpać. W przypadku BUR nabory u operatorów regionalnych bywają prowadzone w rundach lub w trybie ciągłym, więc okazji w ciągu roku jest zwykle więcej. Dobrą praktyką jest przygotowanie tematu szkolenia i dokumentów z wyprzedzeniem, żeby złożyć wniosek zaraz po ogłoszeniu naboru.

KFS i BUR — różnice w tabeli

Poniższa tabela zbiera najważniejsze różnice w jednym miejscu. Wsparcie z obu źródeł można zresztą w wielu przypadkach łączyć, o ile nie finansują tego samego wydatku dwukrotnie.

Który fundusz wybrać dla swojej firmy

Odpowiedź na pytanie, jak oszczędzić na szkoleniach dla firmy, w dużej mierze zależy od struktury zatrudnienia. Mała firma zatrudniająca ludzi na umowę o pracę, planująca konkretne szkolenie zgodne z priorytetami ustalanymi co roku przez ministerstwo, najwięcej zyska na KFS. Poziom sięgający 90% i stosunkowo prosta ścieżka przez lokalny urząd pracy czynią go dobrym pierwszym wyborem.

BUR sprawdzi się tam, gdzie firma potrzebuje szerszego katalogu usług, na przykład doradztwa biznesowego czy studiów podyplomowych, albo chce przeszkolić osoby zatrudnione na innych zasadach niż umowa o pracę. Warto też pamiętać, że w danym roku nabory w powiatowym urzędzie pracy mogą się szybko wyczerpać, a wtedy baza, z jej szesnastoma programami regionalnymi, daje więcej okazji do złożenia wniosku.

Więcej o samej wysokości wsparcia i aktualnych progach procentowych znajdziesz w naszym artykule o dofinansowaniu szkoleń dla firm nawet do 80%. Jeśli wolisz, żeby ktoś poprowadził Cię za rękę przez cały proces, zobacz też naszą ofertę szkoleń dofinansowanych z BUR i KFS.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)